Проведение даже небольшого корпоративного мероприятия требует продуманного, серьёзного подхода. Причем для этих целей лучше всего приглашать профессионалов из специализированных event-агентств. Но не все руководители разделяют эту точку зрения или компании просто не хватает финансов для оплаты этой недешевой услуги. Так или иначе, но заботы о подготовке мероприятия возлагаются на отдел по работе с персоналом. Ответственные HR-менеджеры начинают активно изучать профессиональную литературу, в которой технология устройства праздников описывается весьма поверхностно. А между тем, именно организация корпоративных мероприятий способствует развитию корпоративной культуры. Они — основной компонент нематериальной мотивации персонала, который, в свою очередь, формирует положительный имидж компании.
Итак, что необходимо предпринять HR’ам, вынужденным играть роль массовиков-затейников?
- чётко сформулировать основные задачи и цели мероприятия;
- создать рабочую группу из наиболее инициативных сотрудников;
- разработать календарный план работ, предусматривающий сроки исполнения и распределение функционала;
- распределить обязанности среди всех участников рабочей группы в соответствии с желаниями, возможностями и специализацией (назначить руководителя, поручить креативщикам разработку плана и концепции мероприятия, логисты могут подобрать место проведения и т.д.);
- определить, кто из сотрудников займется ведением и анимацией мероприятия (как показывает опыт, это довольно сложная задача для неспециалиста). Для этой роли лучше всего подойдут артистичные и харизматичные люди, способные удерживать внимание зрителей;
- продумать возможные форс-мажорные ситуации, а также пути выхода из них. Здесь важно определить, кто из членов коллектива способен правильно действовать в сложных ситуациях. Не исключая возможность возникновения подобных обстоятельств, профессиональные организаторы заранее закладывают в смету часть необходимых средств;
- решить такой вопрос, как аренда конференц зала или другой площадки для проведения мероприятия. При этом важно договориться с администрацией учреждения, решить вопросы питания, обсудить способы уборки территории.
Вообще, проведение корпоративных мероприятий своими силами – это не такое уж сложное занятие. Здесь многое зависит от ответственности и организованности руководителя, а также членов «активной группы» конкретной компании.